朝から〇○！、はーやしですー。
No4456 gmailで配信エラー、レンタルサーバからめたIT系トラブル発生時の対処とは、、林からの格言もプレゼント。
gmailで配信エラーが出て困っているんです！
とある日に、朝一番からメッセージをもらい、
業務の隙間を見てヒアリング。
原因はすぐ特定出来、
対処できました。
gmailでメールの配信エラーが出たら、
エラーの内容が大事です。
ここ。
なんて書いてあります？？
今回は
Authentication failed
のような、認証関係でエラーでした。
私も行っている、
レンタルサーバーからgmailに転送し、
本来のgmailの使いやすさを活用し、
・迷惑メールのフィルタリング
・メールのスレッド表示による返信のしやすさ
・検索のしやすさにより過去メールの検索を行う
などをgmailで行っている
ということでした。
エラーが起きたら、最近何したか？を思い出す
こういった問題やエラーが起きるとき、
理由は必ずあります。
それは、
１、積み重なってある日突然起きる
２、何かを突然変えたことにより起きる
トラブルの内容とは
ヒアリングしていくとこうでした。
よくありがちな、
１、レンタルサーバーで受信
２、gmailに転送
をしているのですが、
(１)レンタルサーバーで容量がいっぱいになり、
削除が追いつかず、
メンテナンスなどの関係で、パスワードを変更
(２)パスワードが変わったため、gmail側で送信時に認証エラー
が出たというわけでした。
まさに
２、何かを突然変えたことにより起きる
という種類のため、対応は早かったです。
パスワードは２種類設定する
対処(１)送信側なら、
名前やSMTPといった設定
対処(２)受信側なら、
POP3を使用して設定
の２種類があるのですが、
今回は、送信側の設定でした。
こちらを変えてすぐ対処、完了。
業務が流れました。
あれから、スムーズに全てのメール支障がなく 何とか急ぎにも対応できて ほんとに助かりました
頼りになります笑
と感謝の言葉を頂きました。
容量がいっぱいにならないために
WindowsMailやメーラーソフトを使っている場合は、
受信の設定をするのですが、
今回それは設定していませんでした。
私のようにメールソフトを使っていれば、
「受信時にサーバーからメールを削除する」
というチェックが入るのですが、
それをしていませんでした。
では
レンタルサーバーでメールを受信し、
gmailに転送をする場合
容量が一杯にならないためには、
どうしたらいいでしょうか。
さくらインターネットの場合
メールアドレスを追加する場合、
「転送専用」にする
Xserverの場合
メールボックスに残さないを設定
することで今回のように、
容量がいっぱいになることはありません。
今回の問題もそもそも起きないことになります。
レンタルサーバー側にメールを残しておく理由
は特にありません。
削除で構いません。
メールソフトを使っている場合はなおさら不要です。
gmailも容量を追加すれば、
レンタルサーバより容量を増やせるので、問題ありません。
今回のように年１回、
思い出したころに削除する、
のであれば、最初から残さないようにする
という手もありますよね。
今回の問題は元をたどっていくと、、、、なんと
最初に書いた
１、積み重なってある日突然起きる
２、何かを突然変えたことにより起きる
この二つの事象が重なった、
というわけです。
中小企業の生産効率の低さ
と、大きな話は、
また別記事で書きますけれど、
ツールが乱立する、複数ある
というのも実は生産効率の低さの原因です。
あっちのソフトで設定、
同じ内容をこっちのソフトでも設定、
例えば、
・利用票作成・レセプト・請求のクラウドソフト
・電子カルテのソフト
に利用者の名前、生年月日、介護保険情報などなど、
同じ内容を多々入力する、、、、
ことで、
変更があれば両方変更が必要、
どっちかでエラーが起きたら片方にも影響、
なんてことで、
今回のようなエラーが起きたわけです。
であれば、
似たような入力は１つのソフトだけに抑える。
ことをすれば、そんなに生産効率は悪くならない、
というわけです。
トラブル発生時の格言
こういったツール・IT関連のトラブルで格言があります。
１．トラブルが起きたら物理層・直近で何が起きたかを調べる
２．ソフト・ツールを複数入れると、トラブルは掛け算になる
これは、私の格言です。
今回は１．の話ですが、
トラブルが起きたときに徹底的にヒアリングしたり、
環境面を細かく聞きすぎたりしていくと、
対処までの時間がかかりすぎることがあります。
このため、
「最近何変えた？」
「なんかしたことない？」
「変なこと起きなかった？」
と聞くことで、
地震の余震のようなことが起きている場合があるからです。
また２．については、
レンタルサーバーとgmailと複数使うことで、、、、
どちらに問題が起きたのか分かりにくくなり、
また設定をどちらがすればいいのか、
責任の所在が分かりにくくなります。
これを私は
トラブルの掛け算
と呼んでいます。
（今、命名しましたｗ）
１０%起きるトラブルも、
ツールが２種類になれば、確率は下がるかもしれませんが、
原因の切り分けや対処が複雑になります。
そんな対処をし、
すぐに対応出来たわけです。
ちなみに
有料サポートを超えた！
ITの有料コンサルに頼んでいるんだけど、
はやしさんが一番早くて確実だった！
とめちゃくちゃ喜んでくれました。
ITの有料コンサル、といっても、
ホームぺージ作成のプロだったりするのですが、
こういった環境面の対応は出来ないことが多いです。
なので少し乱暴な言い方ですが、、、、
「ITの有料コンサルを超えた！
現場のIT系ケアマネージャ！」
とでも自ら鼓舞して、
ITオタクとして(笑)、
美味しいお酒を飲んだ、
というわけです。
ちゃんちゃん。
