No4849 〇〇才になってスケジュール管理が出来ない、と言ってきた方のために、はやし的メモの取り方を伝える前に、、、、、こちらで模擬練習(笑)

おはよう外国！、はやしで。

No4849 〇〇才になってスケジュール管理が出来ない、と言ってきた方のために、はやし的メモの取り方を伝える前に、、、、、こちらで模擬練習(笑)

スケジュール管理方法を聞いてきた

「スケジュール管理が出来ません、、、、」

泣きつくように、
言ってこられた方がいて、
とほほと思います。

時間を守れない、
約束の予定時刻を過ぎる、
見積りが甘い、、

私も耳が痛いところですが、、、(汗)

この方は特別出来ていないようでした。

それなのに、〇〇年よく生きてこれたな、、、
自営業よくできてきたな、、、

と言いたいことはありますが、
まずは向き合います。

スケジュール管理は、

月間カレンダーと、
メモ帳を用意するだけでよいのです。

１００円ショップで買ってきたり、

すればいいんですが、
いくとたくさんあり悩むので、

いろはの「い」

を考えます。

月間カレンダー＋メモ

まずは月間カレンダーや、
週間カレンダーを使いこなします。

いや、そのレベル？

って思われるかも
知れませんが、
そうなんです。

自身の手帳にも書いているようですが、
小さくてくちゃくちゃ書いてる、、、

それも問題。

であれば、
色々と書きだす。

厳密にやるなら、

左ページの週間カレンダーと、
右ページのメモ欄を使って、
ゴリゴリやっていくべき。

そこまでのレベルでも
なさそうなので、

月間カレンダーで行きます。

月間カレンダー

その日、
その日の
スケジュールは月間に書く。

〇〇病院
13:00出発

と出発時刻を書きます。
決して、予約時間を書かない。

メモ欄。

メモ欄はこのように書きます。

日付｜内容　　｜決定・課題　｜伝達

としておけば、

聞いた要件や、
話した内容や、
詳細について、

書いて行くので、
この方がすべての情報が書き込めるので、

だから、受診のときも

9/19 10時｜〇〇病院　〇〇検査→OK、〇〇→4.5　｜次回10/19 10:30予約　｜〇

9/19 13時｜社長と
・〇〇→〇〇
・〇〇の→〇〇　　　｜〇〇についてチェック

そんな打合せや、
受診記録や、
話した内容や、
電話メモを、

すべて書き込んでいきます。

この方の場合、
老人ホームに入居されているので、

・次回の受診予約や
・スタッフへの伝達事項があるので

伝達したらチェックを入れていく

としています。

いやいや大学生でもちゃんとやってるぜ、
と思われるかもしれませんが、、、、
なかなかのスケジュール管理の
甘さがゆえに、

諸問題や、
伝えていないとか、
結論を言っていないとか、

そんな漏れが勃発。

お互いで困っているのです(汗)。

一番の問題は見積りの甘さ

林「免許センターに13:30に行くとのことですが、
片道30分かかり、
こちらが13:30までに戻ってきたいので、
12:30に出ますね」

と伝えていたものの、
結局出たのは13:00

こちらの配車予定も
大幅に変更することとなりました。

幸い運転手が二人いたので、
なんとかスムーズに行ったのですが、
振り回される一日でした。

こちらも１２：３０出発と、
カードで渡していたのですが、
守られませんでした。
(伝え方甘かったかな、うーん)

話を聞いていくと、、、

12:50までに洗濯を終わらせてほしい

と言ったそうで、
その時間に間に合うように
職員が動いてくれたのですが、、、、

12:30に出るって
言ったのに(怒)

つまり、

一つひとつの作業(例 洗濯)などの
見積りが甘いことが問題でした。

さらに

「バスに乗ったらどうなのか？」

などと言ってくるので、
載ったこともないのに、
そもそも時間守れるのか？

と疑問を持たせ、
不安にさせるところからすでに、、、

見積りの甘さが露呈しております(汗)。

そこで

「はやしさん、スケジュール管理が出来ないので、
やり方を教えて欲しい」とのことで、

上記をアウトプットしました。

メモ欄は林が使っているやり方

電話が嫌いな林ですが、
具体的な日時や、
内容や詳細など、

電話で聞いた内容を
聞き漏らしてしまったり、
スケジュール登録を忘れたり、

することがあったため、
現在のメモ欄を使っています。

これはノート一冊を使っており、

・話した内容
・会議録
・電話メモ
・寸法測るなど
・電話番号
・相手の名前

すべてのことを書き込んでいます。
たくさん書かずに具体名だけ書いてます。

19　〇〇HP(病院)　○○(名前)　〇〇様　10/1 10時 ex(退院)　送迎家族

あくまでメモですからね、
でも十分です。

だから困ったとき、
振り返るとき、
このノートを見て助かっている、

というわけです。

はやし的記号

ですが、前述の方と違って、
「伝達」欄がありません。

その代わりに、記号を使っています。

(K)→確認
todo→やること
TEL→電話
アンダーバー→決定事項

と記号を使うことで、
伝達や課題事項を後から
わかるようにしています。

そんなやり方でかなり、
スケジュール管理＋TODO管理＋電話メモ

を行っているため、
伝えようとしている。

という記事でした。

見積りの甘さをカバーするには、
経験し、学習していくしかありません。

この方は果たして出来るのでしょうか、、、、

スケジュール帳の購入にたどり着くのでしょうか。

一番の問題は、

・伝達すべきことを、伝達していない

ことなんですが、、、、

(口酸っぱく言ってますが)
ちゃんと伝わっているのでしょうか。

また漏れる理由が

耳が遠くなってきた

ということも
問題でしょうし、

本人に確実にメモさせる

ことも大事です。

そんなレベルから、、、、
教えていかないといけないなんて、、、、

コンサル料を別途徴収しないと
いけませんね(笑)