今年に入っての身に整理整頓委員会は、１テーマごとに小さいサイクルを回しながら行う。買い散らした色や種類が違うバインダー・ファイル類をまとめるコツとは。１事務戸棚を整理したら、、 No5132

おはようござブレトリア、はやしでリア。

今年に入っての身に整理整頓委員会は、１テーマごとに小さいサイクルを回しながら行う。買い散らした色や種類が違うバインダー・ファイル類をまとめるコツとは。１事務戸棚を整理したら、、 No5132

ミニ整理整頓委員会

昨年大活躍した、
整理整頓委員会ですが、
今年のテーマは、

「毎月、小打合せを行う」

としました。

この場を使って、

• 普段相談出来ないこと、
• 悩んでいること、
• 意識合わせ
• 毎月場を作る

を行うこととしました。

常日頃言っていることは、

「物が多い、とにかく減らす、
変化をする」

と言っており、
何かしら行動を起こしていくことにしています。

また、
毎回議事録を作ることで、
決めたこと、
次回までに行うこと、

をとにかく小サイクルで
回しています。

書類の廃棄

真っ先に相談していたのが、
書類の廃棄でした。

介護事業所は、
サービス終了５年後に廃棄。

と決まっているため、
終了したらシュレッダーすれば
いいのですが、

その間に保管していたり、
他の書類があったり、
いつまで保管するか不明だったり、
今日１日が終われば廃棄してよい。

ものなど、
見事に混在しています。

なので、
このあたりから整理始めました。

役に立ったのは、
いつも買っている、、、

A4コピーペーパーの

箱(笑)

リピート購入しているので、
同じ箱がたくさんある。
A4で２段入る。
蓋がある

ということもあり、
一時入れには多用しています。

保管用には別の保管箱を
用意してあるので、
まとめたい場合に活用しています。

テーマなく買ったファイル軍

事務所あるあるかと
思いますが、、、

とにかく今必要、
と購入したバインダー類が、

・色がバラバラ（赤・青・黒・・）
・綴じ方がバラバラ（２穴・４穴・２６穴）
・種類もバラバラ（クリア・パンチ式・圧縮式）

といったように、
見事にバラバラです。

しかも、恥ずかしながら
足りないと追加で購入している割には、

倉庫に在庫があるのに、
それが合わないと、
各自で購入していた。

時期もあり、
こうやって書いてみると、
恥ずかしい限りです。

色で種類を決める

とまぁそんなバラバラな
状態であっても、

「何か一つ決める、
何か一つ行動する」

と決めています。

なので、大昔ですが、
このように色で種類を決めました。

ピンク系が目立つので、
重要なものとして目立つようにする。

黄色系は一般的なもの。

としました。

「系」としたのは、

ピンク・赤系をそろえ、
重要なものと位置付けるため。

こういったファイルを
まとめるための
苦肉の策でした(笑)

苦肉の策とはいえ、
これはメリットもあります。

例えば、、、、

・契約書類・重症書類など
穴をあけられないものは、
ピンクのクリアフォルダにまとめる。

・量が増えたらピンクのガバットファイルに以降する

のように、
がっちり決めるよりは、
融通が利く場面もあるので、

運用しやすいです。

ばらばらに置くから

なぜ、ファイルを都度、
テーマなく買ってしまうのでしょうか。

それはもちろん、
色やテーマが決まっていない
こともありますが、、、

置き場所が決まっていない

ことも影響しています。

つまり、

「どこにあるかわからない、
近くにあっても用を成さない」

から買ってしまうので、
ようするに、

「使っていないファイル置き場を決める」

ことで、

とりあえず、そこを見る、
使えるものは使う、
どうしても足りない時に買う。

そこまでして、
なんとか整えることが出来ました。

ファイルの置き場所を決める

そして何度か委員会を行い、
少しずつ取り組んできました。

そして先日は、
気になっていた事務戸棚を整理しました。

委員会（会議）で
事務戸棚を整理しよう、
あっちにこうして、
こっちをこうして、

と、一つの事務戸棚だけで、
大人が３人集まって会議する(笑)。

いい光景です♪

ビフォーは
事情によりアップ出来ません。

しかし言えることは、

・頻度がばらばら（週１以上・月１程度・年数回）
・種類もばらばら
・同じものも別ファイルに
・古いものもある

などとにかく
整理出来ていなかった状態を、

２時間でなんとか
整理できました。

１時間半もすると集中力が落ちてきて、
２時間経つと疲れるので、

辞めます(笑)

大事なことは放置しない

ここで大事なことは、

「放置したままにしない」

ということです。

さんのブログでも、
口酸っぱく書かれています。
それは、

「整理したらそれが終了ではない、
それを維持していくことも大事です」

とおっしゃっています。

なので、
その日せっかく整理出来たとしても、
１か月後、
１年後、

元に戻ってはいけません。

もう少し分かりやすい整理方法や、
見た目で自動的に整理できる
方法もあるのでしょうが、、、

今回はこのあたりで。

おいおい考えて行くこととします。

書き終えて思いました。

もったいない、、、
ボリュームあるから、
２～３記事に出来たのに(笑)