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IT介護支援室／障害事業を行う非営利団体から問合せ、提案は松竹梅(笑)、単にクラウド導入から特価のkintone導入、週間マスタから月間を自動化する！？その２ No5213
その１記事を書きました。
IT介護支援室の新聞記事を見て、
問合せを下さった、
障害事業を行う非営利団体様、
訪問できまして。
話を聞いたら、
IT化が今後の事業の鍵だと
わかりました。
このため、松竹梅コースで
提案資料を作ったら！？
という話でした。
業界あるある
医療・介護・福祉事業、
に共通する勤務体系。
それは、
夜勤があり規則・不規則な勤務体系で、
毎月悩み悩みのシフト作成。
曜日毎に勤務時間が決まっている、
週間マスタから月間に起こす作業。
これが定番なのですが、、、、
これを
・Googleスプレッドシート
・kintone
で実現しよう！
という話です。
Googleスプレッドシートでは
Googleスプレッドシートも、
Excelと基本的に同じなので、
週間マスタから、
月間シフト作成は
結構簡単です。
設定シートを作成し
週間マスタを用意します
| KEY | 社員NO | 曜日 | 出勤時刻 | 退勤時刻 |
| 1-1 | 1 | 2 | 8:30 | 17:30 |
| 1-2 | 1 | 3 | 14:00 | 17:00 |
| 2-2 | 2 | 2 | 10:00 | 15:00 |
「週間マスタ」と表に名前を付けておきます。
KEYは =社員NO &”-“&曜日 と計算式を設定しておきます。
出勤簿を用意します。
社員NO １ ← A1セルとする
| 日付 | 曜日 | KEY | 出勤時刻 | 退勤時刻 |
| 2023/9/1 | =WEEKDAY(日付) | 計算式１ | 計算式２ | 計算式３ |
として、行を３１日分用意します。
WEEKDAYの値：
１：日曜～７：土曜
計算式１：
KEYを作ります。
$A$1 & “-” & 曜日セル
実際は、1-6, 1-7, 1-1…
2023/9/1は金曜日なので、
1-6 となります。
計算式２：
週間マスタの表から、出勤時刻を取得します。
VLOOKUP(KEY, 週間マスタ, 4, FALSE)
とすると、
1-6(月曜なら1-1)をキーに、出勤時刻(４列目)を取得できる。というわけ。
計算式３：
週間マスタの表から、出勤時刻を取得します。
VLOOKUP(KEY, 週間マスタ, 5, FALSE)
とすると、
1-6(月曜なら1-1)をキーに、退勤時刻(５列目)を取得できる。というわけ。
これを年月を指定すれば、、、
（令和前提とか、あかん指定ですがwww)
こんな風に、
年月と社員Noを入力すると、
月間の出勤簿が出来る！
ついでに
VLOOKUPで社員名まで取得している！
というわけ。
(説明省略しすぎw)
実際には、、、
・祝日の一覧を作成し、祝日判定
・セルが空白や #N/A のエラー判定
・下部に集計セル
を作るなど、
めちゃくちゃフレンドリー設計に
なっておりやんす。
kintoneだと一括投入か krewDataしかない？
先にkintoneの話をすると、
CSVまたはExcelによる一括投入か、
krewDataによる自動作成か、
現時点ではこの二択しか
見つかっていません。
たしかにカレンダーPlusプラグインの
繰り返しオプションという手もありますが、
40人分×７日の細かい指定を
手作業でやりますか？
というと、
現実的ではありません。
有料老人ホームあんしん村では、
補助金に組み込んだ形で、
krewDataを利用できたので、
定期バッチで
ガツンと作成するように
致しました。
では、CSVまたはExcelで一括投入！
が気軽に出来そうです。
なので、前述のGoogleスプレッドシートは、
結局Excelと同じなので、、、、
ベースとなる表を作っておき、
一括投入！
が簡単に出来ればいいのですが、
コツが必要になるので、
出来る人にしか伝えられません。
スタッフが４０人、月～日までとすると、
ざっくり毎月２８０レコードを投入
となるので、
結構な量ですからね。
標準機能で出勤簿＆自動集計
ここでの鍵は
「プラグイン費用をかけずに出勤簿作成・自動集計を行う」
です。
絞り込み一覧を使って
表を１ページに収めれば、、、、
手書きの出勤簿にでも出来ますし、
※下切れています(汗)
クロス集計表を使えば、
個々人の集計を月間で、
ってのも簡単に出来ます。
ここまでくれば、
残業の計算や
給料ソフトへの入力も、
早くなることでしょうね。
kintoneを基幹に使う
Googleスプレッドシートは、
データベースではありません。
ここから、
給料ソフトに投入するためのCSV作成
をやろうとすると、
🐼さんがされている
GASをゴリゴリするのですが、
私にはスキルがありません。
kintoneなら、
LIFE CSVへの出力が実績あります。
なので、kintoneを社内基盤に
活用した方が、、、
今後よさそうです。
このあたりを、
その３で記事に、、、、する予定です。
(あくまで予定ww)
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