おはようなまけオバケ
kintoneシステムを使うことで、ケアマネの業務負担がどれくらい軽減したか、結果は２割程度。kintone以外の取組も大事！詳しくは8/18(日)9時のタダカヨにて講座です。 No5544
最近はkintoneや、
IT化ネタが増えてきて、
まったくケアマネ的な記事が少ない、、、、
えせケアマネな林です(笑)
じゃあ、kintoneシステム入れたことで、
業務改善したことで、
どれくらい業務負担が軽減したのか？
を測定していなかったので、
ざっくりと考えてみました。
結論から言うと、おおむね２割減ですね。
ケアマネージャの業務負担
ケアマネージャの業務の中で、
負担が重い、
時間がかかる、、、、
業務を考えた場合、
以下のように思えます。
- 電話が多い、１回あたりの時間が長い、相手先が多い
- キーボード入力する時間が長い、不慣れで心理的負担
- 介護保険証のコピーや、やることが多く、訪問する回数や手間が多い、また移動時間も多い
- 資料が紙などで、引継ぎなどを受けた場合に移行に時間がかかりすぎる
- 担当者会議などの長い会議の会議録も負担、キーボード入力負担
- 本人の介護保険外の社会資源との連携、本人以外の家族やその他の相談
- IT化するにも、リテラシーやアレルギーで進みにくい、また何を採用していいか分からない
ざっと挙げただけでも、
女性が多い職場では、IT化が進まないのも、そりゃそうだよな、
と思うことばかりです。
これを自分の事業所では、
どのように解消、削減をしているのでしょうか。
kintoneアプリを照らし合わせることで、
削減出来ているかを振り返ります。
その１、電話を減らす
圧倒的に多いのが電話。
電話は相手の時間を奪うことが多いため、
その内容によって、、、LINEなどで伝達したり、
緊急以外は使わないように、
と業務上のルールを整理することで、
かなり電話を減らすことが出来ます。
例えば、
病院や地域包括、事業所から直接ケアマネ携帯に連絡
→原則事業所に連絡、緊急時以外は使用しない
内容によっては実績で報告や、
FAXでの情報提供に切り替える。
原則実績で報告、と細々した電話は不要なことを、
伝えておくのも大事ですよね。
これは効果があります。
管理者から言うことも効果てきめんです。
ソフトウェアPBXを導入
また言った言わない、
日付や場所の間違い、
などが起きていくようであれば、、、
ソフトウェアPBXを導入し、
自動で電話の通話内容を文字起こししてもらうことで、、
忘備録にもなります。
１回線、月数千円から導入できるものもあります。
中には、、、kintone連携は当たり前で、
要約までしてもらえるソフトもあります。
価格面や0776が継続して使えるか、などの技術的な要件も要チェックです。
２、キーボード入力を減らす
利用者宅を訪問し、帰社してモニタリング内容をキーボード入力。
している間に別件で電話が来て、
なんだっけか？
なんてあるあるです。
だから、弊社では、
訪問後の車内で音声入力で支援経過をすぐに入力してしまいます。
帰社したら内容を精査して、
モニタリングにコピペし、６か月ごとに印刷して閉じる。
また、紙でもらった資料、
FAXで届いた資料、
引継ぎでもらった膨大な資料、
これを自動で文字起こししてしまえばいいのです。
これを GoogleKeep を使うとか、
PDFにして文字起こしをするとか、
出来ます。
Google Keepを活用する
こちらの記事でも書きましたが、
事業所のiphoneにアプリを入れ、
パソコンのchromeに設定すれば、完成です。
お知らせFAXや紙の担当者会議記録など、
どんどんしていきましょう！
場合によっては事業所のパソコンにアプリをインストールできない、
なんてことがあるでしょうが、
chromeをデフォルトブラウザにするとか、
ブックマークを追加するとか、すればいいでしょう。
PDF-XChange Viewer の文字起こし
私が普段使用しているPDFビューワは、もちろん無料の
PDF-XChange Viwerですが、これのメリットは、
PDFからJPG、PNGにエクスポートできる、
部分的に指定して画像を張り付けできる
の他に、最近文字起こしの機能があることが分かりましkた。
というのも、テキストが認識されていれば、
文字選択してコピペで出来るんですが、、、
テキストが認識されていない場合、
で、OCR解析をして、
文字列を強制認識させれば、、、、
FAXや紙でもらったものをPDFスキャンしてしまえば、
強制的にOCRで文字起こしが出来る、
テキストが選択できコピペできる、
というわけです。
これらを活用して、
キーボードの入力を減らせる、というわけです。
３、移動時間や紙のコピーの手間を減らす
負担割合証が届きました、
介護保険証が届きました。
そのためにいちいちわざわざ訪問したり、
移動する手間が多いのです。
だから、
公式LINEで家族から写真で頂いたり、
その場でタブレットで撮影してクラウドに登録したり、
することで、
コピーしてまた届ける、なんて手間を減らすことが出来ます。
「ケアマネさん、負担割合証預かってませんか？」
なんて事業所から言われたら、
データで提供。
本来ケアマネがしなくていい仕事も減らします。
営業地域を決めておくことで移動時間を減らせる
また、３０分かけて訪問するところにポツンと１軒、、、、
これもランチェスター的には、移動時間が大きなコストなので、可能であれば他事業所に譲ります。
そもそも営業地域を決めておけば、
こんなことにはなりませんよね。
郵便代が値上がりします
そして１０月から郵便代が値上がりします。
封筒８４円が１１０円に。
はがきも６３円から８５円に。
これは大きな出費になります。
メールでの配布で終わらせる、
またはデータ連携などを活用するべきです。
４、会議録の文字起こし
そして担当者会議後の文字起こしや、
会議録の音声データからの文字起こし、要約についても、
無料ソフトがあるので活用します。
その一つが、LINE CLOVAです。
まだ無料なので、これで文字起こしをしたり、
nottaといったソフトで、
文字起こしをして、
コピペをして担当者会議録を作成します。
オンラインを活用し、ZOOMから自動文字起こしをしたり、
動画を撮影し限定公開でYouTubeの文字起こしをしてから削除。
なんて方法もありますから、
オンラインもふんだんに活用するべきでしょう。
業務効率が２０％アップ
ここまで実践しただけでも、、、、
かなりの業務効率があがります。
ここまで完璧にやれば、
最低でも２０％はアップします。
つまり手間が２割減る、
というわけです。
大きな改革は、
それだけエネルギーもかかり、
技術も複雑になり、
ハードルもコストも高くなります。
それでは意味がありません。
例えば、介護ソフトを入れ替えるとか、
iphone・ipadをAndroidに変えるとか、
かなりのストレスになることでしょう。
出来るところ、
小さいところ、
足元から、
行うのが鉄則なのです。
IT化、DX推進は地味なんです(笑)
kintone入ってない・・・
って書き終えてから気付きました。
kintone使ってKPI測定、、、、あれれ、
あまり内容が入っていないなぁ汗。
まぁそんな記事もございます♪
そんな林が行う、ケアマネの現場のIT化については、、、
次回のタダカヨにて、ご説明します。
内容はこちら。
(画像にリンク貼ってあります)
なんと、kintoneのネタじゃなく、チェックシートの話です(笑)
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