おはようウサ子のお父さん
2025年から動き始める２団体の代金収集や、体制づくり、年間の事業計画などを一人で手早く管理するために、kintone x krewSheetでさくっと会費徴収アプリ作成。No5683
今年からしっかり動き始める団体が２つあり、
その事務作業の準備をしています。
どちらも年額で課金が発生するため、
その代金収集や、体制づくり、年間の事業計画など、
しっかり立てていく必要があります。
一つの団体はほぼ一人で行っていく必要があるので、
いかに事務作業を軽減し、
会長に素早い意思決定のための情報提供が出来るか、
を考えていく必要があります。
kintone x notionで徴収状況把握
そこで考えたのが、notionです。
このブログではこちらで記事にしています。
複数人で会員の徴収状況を把握し、
セキュリティをかけたテーブルを、外部に公開、パスワードで保護します。
kintoneでは出来ない、、、
アプリの外部公開を無料で行いたい、、、、
ためにと、調べていますが、
・テーブル・ドキュメント単位でセキュリティかけられない？全体のみ？
・kintoneとも連携出来るが、あらたに調べる必要がある。
とイニシャルコスト（時間含む）が
かかりそうなので、ちょっと置いといて、
シンプルにkintoneだけで管理します。
kintoneで行うと、テーブルで管理
会員の１レコードに対して、
複数年の会所属状況を管理するためには、基本的にテーブルを使います。
これがまっとうなやり方でして、
１レコードあたりの、
・役員／一般などの情報
・会への希望
・年毎の会費徴収状況
などを記載した場合、
このようになります。
しかしながら、
立て込んだ時、
まとめて大量にデータを修正する場合、、、
一覧にもテーブル内容をいちいち表示＆修正の必要があり、
手間がかかります。
kintone x krewSheetプラグインでExcel風に
もともと、Excelシートで管理していたので、
同じようにさらりと行いたい、、、、のであれば、
やはりここは、krewSheetを使えるので、
こちらで行います。
採用したのは、Xrossモードで、
このように２つのビュータイプを切り替えられるので、
表現方法が豊かになります。
(画像にリンク貼ってあります)
これをピボットビューで表現すると、
こうなります。
こちらのように、
会社名がほぼ決まっていて、毎年、、、、
会員種類が変わる可能性がある場合
（会社主体の場合）
2025年レコードの右に、
2026年レコードが増えていく、
という形です。
情報量が多すぎる場合は、
領収日など削除して見やすくする方法もあります。
krewSheetプラグインだと、
Excel風に修正出来るので、
・領収日をまとめてコピペする。
・会員種類をまとめてコピペする。
そういったことが簡単に出来るので重宝します。
こちらは外部公開を原則行わない会なので、
特に問題はありません。
kintone x krewSheetプラグイン、役員主体
もう一つの団体は、
notionを採用しようか迷ったのですが、
結局、kintoneの方が早く作れたので、
やっぱり krewSheetプラグインを使うことにしました。
外部公開出来ない問題は避けられないので、
その場合はエクスポート→PDFにして配布するなりしますが、
原則として、、、、
必要最低限の情報としたり、
名前以外の個人情報を掲載しない、
ということにしておけば、
管理の手間が減ったり、流出のリスクが抑えられます。
こちらは年毎に、
役員が変更になる可能性があるため、、、
役員主体でkrewSheetを設定します。
するとこんな様子になります。
まだ立ち上がる段階ですので、
今後変更があると思いますが、、、、柔軟に設定できるようにします。
役員主体ということは、
2025年は「役員」だった林智之さん、
2026年は「会員」に変更したので、２段表示になっています。
また、会費を徴収するので、
支払済か未収かを明記することで、「総計」欄で合計がすぐに分かります。
また総会などでも、、、
出席や委任状、といったケースを想定。
研修会も例えば、春夏秋冬で用意しておいて、
チェックボックスを入れれば、簡単に集計が出来るようにしてあります。
念のためクリックすると、
画面下にレコードの詳細が表示されますので、付加情報を入れたい場合はは可能です。
例えば、、、役員の中でも「会長・副会長・事務・会計」といった場合、
研修会のレポート提出状況など、付加情報を入れる場合、などですね。
kintoneの１レコードはこのようになっているので、
１レコード＝年毎のレコードという持ち方としています。
これを集計して、Excel風にしてくれているのが、krewSheetの強みです。
生産性を向上せよ
少ない人員、
少ない手間、
少ない体制で、
昨年と同じこと、
または昨年以上のことが出来る！
ことが生産性の向上となります。
ゆえに、一人でExcelちまちま触っていた時より、
各段にスピードアップが出来たり、
他の会にも横展開出来たのが、よいです。
この２会のシートを作るのに、
実質２時間かかっていませんから。
仕事を行う場合、
いきなり着手するのではなく、
全体を俯瞰して、
どうしたら手間なく出来るか、
維持メンテが簡単に出来るか、
考えに考えて考えてから(笑)
取り組みたいものです。
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