おはようとんかつ姫（とんかつひめ）
人生初のnotionを真面目に使ったら・・・公民館のお仕事もデータ化・IT化、その一歩目は「見える化」から。簡単で手短なところから始めよう！、No5712
円山公民館のお仕事
昨年から公民館に関わることになり、
今年さらに役職が増えたのが、、、事務関連のお仕事。
どこに行っても課題はあり、
その一番が、若手がいないこと。
引き受け手がいないこと。
先日公民館館長を募集している、
と書いたのですが、
２週間前の時点ではまだ応募がなかったとか。
それから時間が経っているので、
見つかっている可能性もあるでしょうが、
わざわざ応募してくる人は少ないもの。
それよりは一本釣りで名指ししていき、募集の流れに持っていく。。。。
というのが正しいもの。
ITで見える化する
その他もちろん色々と課題はあるので、
前向きに取り組んだり、
上手にIT技術を活用することで、少しは解消できるものです。
たいてい、
IT化が遅れていて、アナログしかないですから、、、、
まずはITで見える化することから始めます。
例えば、、、
・役員会の日程や
・議事次第
・各種イベントの日程や準備次第
・予算・決算の状況
といった仕事内容を、
見える化していきます。
kintone化したい！
というのが前提でありますが、
ユーザーが有料、
外部公開されない、
カレンダー形式で表示、
ある程度情報を集約できる、、、、
ツールと言えば、
と思って採用したのが notion!
さらりとしか、触ったことがないので、
Xで情報を集めつつ、
取り組んでみることにしました。
データの集合体
どんな事象にしても、
データの集合体です(笑)
役員会の日程、
規約や情報、
予算決算の内容、
なども１レコードとして扱えるので、
外部公開される notionが一番わかりやすい。
ので、作ってみました。
ノートやプロジェクト毎に、全公開や限定公開といったことが出来ます。
必要ならWiki形式にすることで、
諸規約や追加コメント、などを掲載することも出来ます。
役員会やイベントの１レコードに条件を持たせると、、、
担当割や日付、開始時間など、
プロパティを設定していきます。
すると、
イベントカレンダーの外部公開
イベント毎の表示
担当割毎の表示
ガントチャートの表示
（タイムラインビュー）
と見た目を切り替えることが出来ます。
予算・決算の状況
また、予算・決算についても、
１つの仕訳が１レコード。
委員会や行事ごとにプロパティを設定することで、、、
委員会毎の予算・決算状況をまとめ、
（ありません）
Googleアカウントがあれば、
編集することが出来ます。
まぁでもここは、
のちのちでしょうか、委員長の教育なども必要となってきます。
専用のフォームを用意して、
登録だけしていってくれれば、、、
勝手に集計出来るように、
なんてことが出来るかも知れません。
課題は
どうしても kintoneと比べてしまうんですが、、、
kintoneと notionを比べて、
いいところは、
グラフ化しやすい、
他アプリのレコードをひっぱってこれる、
プラグインを使えば集計できる
といったメリットがあり、
現時点で notionで出来るかわかりませんが、、、
委員会毎のプロジェクトを作成し、
本部レコード
ー委員会レコード
ー委員会レコード
のように自動引用することで、、、
委員会毎のレコードを本部で集計チェックできる。
なんてことが出来るんか、
出来ないんか。
って調べたら出来るっぽいので、安心しますた♪
調整力も必要
何かを新しいことを始めたり、
技術を広げたり、
最低限のインフラを整えたり、
する場合は、
調整力が必要です。
一番困るのが、
アレルギーを起こして、
何もしたくない、
あいつ嫌い！
なんてことになったら困ります。
なので、柔和に進めていく必要があります。
IT化を広げるポイントは
しんどいことより、それ以上楽しいことを作る、
便利だ、と思わせる。
ことが出来るかどうかです。
例えば、、、、
○LINEWORKSを導入する！
となったら、孫の写真もやりとりできるよとか、
○kintoneを導入する！
となったら、イケメン介護士に教えてもらえるよとか(笑)
そんな業務以外の取り組みも役に立ちます。
IT化のポイントは
先日も外部の方が見学にいらして、
ITのコンサルしている方でしたが、
驚かれました。
すべてをデジタルにするんじゃなく、
紙の申し送りや、
髪の出勤簿など、
１００％IT化していないことにも、驚いておられました(笑)
ここです。
これを伝えたら、
「なるほど！それはさすがですね！！」
と喜んで帰られました。
IT化はそこがポイントです。
notion楽し(笑)
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