おはようさくらもちねえさん
その１記事を書きました
kintoneメール共有オプションを評価版を飛び越えて、、、、
導入しちゃったので、
その内容を書きました。
導入５日にして、
結構使いこなしているように思えます。
的な内容を書きましたが、
出来ているのはまだ、初期設定のみです。
。
関係者を集めて説明済
流れはこうです。
5/5月、導入、設定
5/6火、試用
5/7水、関係者に説明
とすすめてきました。
。
これってどうしたら？
と聞かれますが、
答えられることも多いですが、知らないこともあります。
。
「kintone メール共有オプション」で検索すると
なんと、、、、
「kintone メール共有オプション」で検索すると
２ページ目に表示されてしまいました！
。
。
他はkintoneの公式サイトだったり、
業者サイトだったり、
するのですが、、、
そんな中にノミネートされたのはありがたいですね！
。
サイボウズ社がこれから広げていきたい、、、
メール共有オプション、もう少し説明します。
。
テスト期間中はサーバーのメールを削除しない
その１記事では設定内容を結構書きました。
・初期設定
・迷惑メールなど、自動振り分けの設定
・担当割り当てなど、自動設定
さらに追加の設定をするとしたら、
４，テスト・評価期間中であれば、「サーバー上のメールを削除しない」
設定→メール共有システム設定→メール共有→
アプリケーション→「メールアカウント」
にて「メールをサーバーに残す」にチェックを入れておきます。
この辺りではアクセス権限も設定できますから、
kintoneで使用している、、、特定の組織やユーザーは閲覧できない、ということも出来ます。
。
５，個別設定
設定→運用設定→アプリケーション毎にて
そしてさらに基本設定に入っている
・フォルダを利用する
・署名を設定する
そんな辺りを設定も出来ますが、さらに！
。
一般設定にて
表示を細かく設定したり
区切り線を設定したり、
メールが届いたことをメールで通知したり、
ということが出来ます。
。
この辺りはさすがのサイボウズ様！
です。
処理済みなどの色を設定したりもできますが、、、
あまりいじると、アプリケーション毎に使い分けるとややこしいので、、、、
あまりいじくりすぎないように、した方がよいですね。
もちろん、
メール内容を引用したときの記号や色々と設定できます。
。
kintoneと連動させることができる
さらに、、、、
アプリパックを導入することでkintoneと連動させることができます。
このあたりはまだ使っていませんが、、、、
kintoneの情報がアドレス帳になる。
既存アプリのメールアドレスを共用できる、
というのもメリットの一つだと思います。
。
説明画像を良く見ると、、、、
顧客一覧アプリなどで表示した、
お客様の台帳アプリに「新規メールを作成」ボタンを設置し、
事前に作っておいたテンプレートを活用して、
メールを作ることが出来るって、それは便利ですね。
。
これをやらないとメールアドレスをコピペして、、、、
テンプレートメールをテキストエディタなどからコピペして、、、、
メールを作成する必要があります。
。
メール送信時の＋α、注意事項・制限事項
そして肝心のメール送受信ですが、、、、
画面を見ていて気付くのは、、、
・送信予約をする
・書きかけ保存する
といった普通＋αの使い方が出来るのもいいですよね。
。
また
そんなメール共有オプションの制限を調べてみました。
。
制限事項の上限は300人、
送受信メールの件数は10万件
保存されたメールは全体のディスク容量を消費するので、
古いメール、
既読したメールは、
削除する、
ということも必要です。
。
これをやらずに「容量がない」と騒いでいる姿が容易に想像付きます。
。
メール共有オプションを使う対象事業者は
では、メール共有オプションをおすすめする、
事業者はどれくらいの規模でしょうか。
。
１，メール送受信をしたい
弊社もそうでしたが、
サイボウズOfficeはカスタムアプリからkintoneに移行したので、
サイボウズOfficeはメールだけを残すのみ、としました。
ゆえにメール送受信だけでもkintoneに移行したい！
という方にはおすすめです。
。
２，コスト削減したい方
サイボウズOfficeを年額契約で66000円。
メール共有オプションは年間で60000円。
金額的にもメリットがあります。
何よりも１ドメイン＝１契約単位で固定の月額5000円ですから、
非常に使いやすいです。
。
３，アプリケーション数・メール数の制限以内
アプリケーション（製造・営業・総務など）は、５つまで。
１アプリケーション毎に５メールアドレスまで、
以内で収まる方はおすすめです。
営業の中でも、
第一、第二、と別れてきたり、
部署が多ければ、、、
メールワイズやガルーンなどをおすすめします。
すると比較的小規模な事業所になるかと。
。
そんな事業所におすすめします！
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