おはようしょくぱんまん2号（しょくぱんまん2ごう）
業務改善記事を書いています
その１記事を書きました。
高知出張を振り返り、
業務改善するために・・・・
どういう手続きで行えばいいのか、考えております。
。
高知での介護事業所向けのセミナーでは、
いろいろと考えたり、
準備するだけで息切れする可能性があるから・・・・
思いついたところから、
出来るところから、
やっちゃお！
ということで、
業務フロー図を書いてもらうことをしました。
。
ら、結構書き出してくださり、
０．１歩を踏み出せば・・・・
自社に戻って続きを出来るか？
というとそんなに世の中はスムーズには行きません汗。
。
なのでこうしてブログに続きを書き続けている、
というわけです。
。
業務改善のポイントは
理想は生産性向上委員会の設立、メンバーのアサインが必要になってくるのですが、
これは介護施設での「生産性向上加算」を算定する場合です。
そうじゃない介護事業所の場合は、
委員会設立でもいいですし、定期的に話し合う会議の場を設けるだけでも構いません。
。
課題がある程度抽出されて、
業務フローが出来て、見える化出来ていれば、、、、
あとは動いたり、
改善を行ったり、
DOするだけです。
。
改善をするためには以前、
「誰でも行える作業」をITする
とこちらのブログでも書きましたが、
あれから２年近く経ちまして、少し変わってきてると思います。
変更後はこちらです。
。
単純作業から転記の応用・見やすいなどの４項目はそのままですが、、、、
追加したのは
・考え・ノウハウ・ポリシーを数値化・計算式化する
・AIに流してみる
です。
。
考え・ノウハウ・ポリシーを数値化・計算式化する
考えやノウハウ・ポリシーを数値化・計算式化する、
としたのは、
食数計算を行ったときに、、、
食事数量から、炊くごはんの量（升）を出力しています。
ご飯 ７，８，7.5，７，９，８。。。
これを計算式化する、というわけです。
。
この時はまだ手計算だったので、
栄養士が実際に計算していた量を４週分集めて、
Excelに入れて平均を取ったら
人数×５００ｇという計算式が出来ました。
。
こういう定石というか、数式というか、
定量計算として出しました。
。
とりあえずAIに流してみる
で、とりあえずAIに流してみるとは、
有料老人ホームの厨房で毎食毎に朝３０食、昼４０食、夕３０食作っており、都度お米を炊いています。この場合、毎食毎に、７升・８升・７升を炊いているんですが、
数値化や計算式化して数式を作ってください。
とGeminiに聞いてみたところ、、、
と出力してくれました。
。
とりあえずどころか、
しっかり数式化してくれて素晴らしいですね。
。
なのでこれを、、、、
週単位、曜日ごと・時間ごとのお客様の数を出力し、
職員の人数を計算するとか、
数か月の勤務時間・労働時間・休みの時間を入れて、
計算させるとか、
。
とりあえずAIに流してみると、
結果が出力されるので、おもしろいですよね。
。
単純作業・集計業務・二次利用をIT化
もちろん、その他のことも有効です。
単純作業・繰り返し作業をIT化
GoogleCalendarや、
kintoneのカレンダーPlusで繰り返しプラグインといった、
ツールを活用するとか。
手書きを廃止して、プレ入力にするとか。
。
集計・転記作業をIT化
ExcelのSUM関数・SUMIF関数・COUNT関数・COUNTIF関数を使うとか、
出勤簿の残業時間をExcel関数を使って出力してしまうとか。
kintoneのテーブルの内容を、SUMで集計するとか、
関連レコードの集計をAttazooプラグインで集計してしまうとか。
手集計で行っている内容を、kintone内でやらせるとか。
。
二次利用・三次利用を活用する
となったら、
kintoneでのアクションボタンを応用するとか、
ラベルプリンタで印刷するとか、
GoogleKEEPやNotebookLMで共有ボタンで転送するとか、
内容をコピペするとか。
そういうことです。
。
属人的な仕事を解消するには
それでいてまた困るのが、、、
属人的な仕事の場合です。
ここについては、
小企業のサガ、、、、、
人員はその人しかいないので、属人的になってしまいます。
さらには、社長依存なのは小企業の宿命ですから、、、、、
。
社長や経理の仕事をRPAで回す方法もありますし、
同一作業の繰り返しを自動化する方法だってあります。
ただ、、、
・細切れすぎてRPAの設定がややこしかったり
・ソフトやプラットフォームがおおくて対応できなかったり、
ありますから、
ここはバランスですね。
。
しかしながら先日、生産性向上委員会では、
その総務の仕事もアウトプットすることで、まずはブラックボックス化を防ぐ、
ことは出来るわけです。
。
こういうことをしたり、
マニュアルを作って、
という話をすると。
特に普段通り仕事しているから大丈夫じゃないですか。
私がいない方がいいってことですか！
なんて誤解する方がいます。
。
自分がいるから大丈夫
↓↓
いないときに対応できるようにする
例えば急に休みになったり、
家の事情で連休になったり、
今後も１００％大丈夫なんてことはあり得ません。
。
そんな体制づくりや、
BCP対応なども検討できる、というわけです。
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