おはようガイアナ、はやしでアナ。
No4742 社内で整理整頓委員会が始動！、小さく初めて継続する委員会の動きから、ゆくゆくは全社へ！、その８強制からの、大事なことは課題の共有、そして一貫して守った基本ポリシーは○○！
整理整頓ネタが続きます。
この記事を書いたところ、、、
再び、水口さんが、
ブログで取り上げて下さりました。
(画像にリンク貼ってあります)
ありがとうございます。
水口さんが
声を大にして、
文字を大にして(笑)、
おっしゃることはこちらです。
業務の効率を考える時に
大切な事は
経営者とスタッフさん達で
目的・目標を『共有』する時間を設けること
です。
スタッフとも相談しながら、
困難な事務所の改善に
取り組んでいます。
そのきっかけになりましたし、
水口さんのブログも紹介し、
説明しました。
整理整頓を行うための第一歩
整理整頓を行うために、
第一歩ならぬ、
第０．１歩を踏む方法があります。
それは、
強制的に行うことです(笑)
単に思い付きで行っているわけではありません。
その後待っている巨大事業のために(笑)
経営計画発表会で言い、
全体会議で伝え、
朝礼でも口酸っぱく言い、
行っています。
それが強制力です。
相手がいることなので、
なかなか手を付けられなかった、
事務所に手を入れたのはよかったです。
だから、
委員会を行う、
打合せを行う、
のも強制的にスケジュールに入れて、
実施していき、
共有しました。
実際行っていること
写真はとっていませんがこんなことを行っています。
作業スペースが狭い
デッドスペースに触れられていない、
過去のものが置きっぱなしになっているので、
移動して奥に詰めて場所を作ろう！
案の定、
古い福祉用具のカタログや、
チェックリストなどの資料が
貯まっていたので捨てたり
移動したりしました。
事務用品が取り出しにくい
事務戸棚にあって気になっていた。
取り出しにくい、
声をかけるので気が引ける、
さらに収納の中にあるので手間がかかる
明けてくれるなら助かります
事務用品の収納を購入
事務用品が多いこと。
乱雑に置かれていること。
なんとかなりませんか？
探し出した。
○○円で決して安くはないけど(笑)、
長い目で見て、
・すぐ取り出せる
・一元管理できる
・在庫管理がしやすい
ので、ぜひ買いましょう！
事務用品のテンプレート化
管理出来ていないのです
入居者から頂いたペン立てがあるんだから、
これをテンプレート化して、
各所にばらまき、
定期的に内容の交換をしては？
定期的な作業時間を確保
確保できる時間帯と、
二人がほぼいる時間は？
毎週作業時間を確保して欲しい
週に３０分でもいい
出来そうです。
として、
強制的に会社のカレンダーに入れました。
と、
動く内容、
動くための時間確保まで行い、
強制的に進めたのでした♪
実は、、、捨ててない
ここまで連載をしてきて、
・投薬ボックスを改善
・倉庫１・２を整理整頓
・事務室を改善
・他収納庫を改善
と行ってきましたが、、
実は隠れポリシーがあります。
それは、
ほとんど物を捨てていません
倉庫をこんな風にしたから、
さぞかしたくさん捨てただろう！
と思われるかもしれませんが、
実はほとんど捨てていないのです。
かさばる箱を辞め、
同じA4コピーペーパーの箱に入れなおしたり、
同じ収納ボックスにまとめたり、
別の場所に移動したり、
しただけで、
捨てたのは、
・消費期限が明らかにすぎている石鹸
・絶対に使っていないであろう備品(細かいもの)
・段ボール
・古いカタログ
くらいであり、
ほとんどのものは捨てていないのです。
これは自慢できます♪
なぜなら、
「社長、また勝手に捨てて！」
と怒られないための、
予防線をずっと張り続けていたのでした♪
本棚の区画に分かれたのがいい感じ
だから２階を整理整頓して、
本棚も余ってきたので、
粗大ごみで出そうかと思ったのですが、、、
ちょうど区画に分かれたその棚が、
いい感じになりました(笑)
なんと、１区画ずつを入居者の預りスペースや、
在庫置き場にしました。
いよいよ今週、
粗大ごみを捨てて参ります。
廃棄するのは久しぶりです♪
行ってまいります♪
続く、、、
パソコン作業を行うスタッフが
困難に思っている