おはようござガンダムエピオン、はやしでエピオン。
DX加速化補助金！kintoneで社内システム再構築、その７入居者・入居者デイ・外部・欠食・職員の食数の手計算をkrewDataで自動化するには、完全外部結合＋レコード編集。kintone活用のポイントは情報の基盤づくり。 No5247
DX加速化補助金その後
DX加速化補助金関連の
記事を書き続けています。。。。
などなど。
Excelや既存の仕組みから、
徐々に置き換えが進んでおり、
現場では使い始めています。
今回は厨房の食事数です。
厨房食数計算の自動化
有料老人ホームあんしん村には、
厨房があるので食事数を計算
する必要があります。
これが、
・入居者
・入居者であんのんデイ利用
・入居者で外部デイ利用
・外部の方であんのんデイ利用
・職員の食事数（日遅夜勤等）
を集計する必要が
あるのですが、、、
入居者は定期でかつ、
外出などは伝票で、
体験入居やショートステイは食事ありなし伝票で、
デイ食事数はデイからの伝票で、
職員の食事数はシフト表から、
情報をかき集めて
手計算をして計算し、
○曜日に
翌週の○曜日から１週間分を合計。
発注する、
ということをしています。
いつも悩んでいたわけです。
これを自動化出来ないかと。
現在はExcel
そして現在はExcelです。
これも私が作りました。
これを紙で印刷して対応しています。
しかしこれだと、
・居室の変更
・体験入居やショートステイ
・外部デイサービスの変更
・あんのんデイの利用
に変更があると都度修正が発生しており、
手間がかかっています。
これを２週間悩み、、、、
・krewDataと戯れ
・krewDataにいじり、いじられ(笑)
・夢の中でもkrewDataが出てきた
結果、、、、
自動化することが出来ました♪
全体スケジュールにて、
・入居者の予定（101〇〇様、2023/1/1～2030/12/31）
・体験入居・ショートステイの予定
・外部デイサービスの予定
・あんのんデイの予定
から食事数を拾い上げ、
シフト表にて
・食事食べる、とチェックした職員
・当直に入る職員
を自動集計して、
krewSheetで表示した。
というわけ。
実際はエクスポートして印刷し、
ベースの９５％が書いてあるので、
あとは突発的な利用や
欠食の管理なので
らくちんです。
サラリと書いていますが、、、、、
自分的には
プロジェクトX並みの苦労がありました(大げさ)
krewDataの作り方
一番困ったのが、
困り続けていたのが、
krewDataです。
というのも、
101〇〇様 2023/1/1 朝あり、昼あり、夕あり
102〇〇様 2023/1/1 朝あり、昼あり、夕あり
デイ○○様 2023/1/1昼あり
職員〇〇 2023/1/1昼あり
職員〇〇 2023/1/1夕あり
という簡単なレコードであれば、
きっと作ることは余裕でしょう。
しかしそれだと、
全体カレンダーにてすごいレコード数になります。
そうじゃなく、
全体カレンダーでは、
こちらのように、、、
・期間レコード、2023/1/1～2030/12/31
・１日レコード、2023/1/1のみ
といった期間レコードと１日のレコードが混在しています。
※１日レコードは 1/1～1/1にする
ここから朝昼夕の食事数を
集計する必要があり、
かつ
体験入居やショートステイ、
入居日は朝不要のため
2023/1/1 昼食から 2023/1/3 昼食まで
といった、
期間レコードにて1/1は朝欠食、1/3は夕欠食、
その間(1/2)は朝昼夕喫食
といったレコードに対応する必要があり苦慮していました。
さらに入居者が併設の
デイサービスを利用する場合、
101〇〇様 2023/1/1昼食から～2030/12/31夕食まで
↓↓
1/1 昼 夕、1/2 朝昼夕、1/3 朝昼夕、、、
101〇〇様 1/1昼、1/5昼、1/8昼、1/12昼
↓↓
1/1 あ、1/5 あ、1/8 あ、1/12 あ
といった同じキー(利用者名)で
複数のレコードがあるため、
これをまとめる作業がkrewDataで
発生したため、、、、
レコード結合？
左全結合？
が出来ないため苦慮していました。
krewDataで同一キーの複数レコードを１レコードに結合する
これは
○入居者レコード
KEY、データ(朝昼夕)
101○○様2023-01-01、×昼夕
101○○様2023-01-02、朝昼夕
101○○様2023-01-02、朝昼夕
101○○様2023-01-03、朝昼夕
101○○様2023-01-04、朝昼夕
101○○様2023-01-05、朝昼夕
101○○様2023-01-06、朝昼夕
101○○様2023-01-07、朝昼夕
101○○様2023-01-08、朝昼夕
というレコードと
○デイサービスレコード
KEY、データ(昼)
101〇〇様2023-01-01、あ
101〇〇様2023-01-05、あ
101〇〇様2023-01-08、あ
101〇〇様2023-01-12、あ
外部〇〇様2023-01-02、あ
外部△△様2023-01-02、あ
をアプリ結合で行います。
アプリ結合では、
・内部結合だと、
共通のレコードしか結合出来ない
・左外部結合だと、
入居者レコードにあるKEYレコードしか作らない
・右外部結合だと、
1/2や1/3などデイサービスレコードにないレコードが作られない
となり不十分ですから、
キーを使って「完全外部結合」で結合したあと、
レコード編集をつかって昼を書き換え、、、
○結合レコード
KEY、データ(朝昼夕)
101○○様2023-01-01、×あ夕 ←変更
101○○様2023-01-02、朝昼夕
101○○様2023-01-03、朝昼夕
101○○様2023-01-04、朝昼夕
101○○様2023-01-05、朝あ夕 ←変更
101○○様2023-01-06、朝昼夕
101○○様2023-01-07、朝昼夕
101○○様2023-01-08、朝あ夕 ←変更
外部〇〇様2023-01-02、あ ←追加
外部△△様2023-01-02、あ ←追加
となります。
さらにこれに
○職員レコード
日勤〇〇2023-01-01、昼
夜勤〇〇2023-01-01、夕
:::
といった職員レコードを作り、
結合を２段階で行い、
専用アプリに出力をします。
このアプリを
krewSheetで表示すると、
(実際はエクスポートした画面)
こうなったわけです。
BGMはずっと「地上の星」がかかっています(笑)
グラフで集計できない
krewSheetを使うメリットは
見やすいというのが一番ですが、、、
モバイルで見れません(泣)
正確にはタブレットのブラウザでPCモードで閲覧する
なら見れるのですが、
タブレットやスマホでは文字が小さいので
kintoneアプリからグラフを見たいものです。
すると、
朝昼夕といった文字列の場合は、
グラフ集計で朝x10、昼x10といった、
COUNTIFが出来ません。
あ”－－－－－－
とキレながら(笑)
ほんとは
なので
朝データに対して、自動集計データを作成し、IF(朝=”朝”,1,0)
と埋めて、、、また集計。
すると、、、
速報値で食数が出るようになりました♪
クロス集計はモバイル非対応！！怒
ともありましたが、
悔しくて作成(笑)
しかも、
入居、ショート、職員の内訳を表示するために、、、
・朝食数
・昼食数
・夕食数
と分けてクロス集計表を作成。
なんとか
内訳も出来ました。
ちなみに、、、、
kintoneのグラフ表示では、
クロス集計表だけモバイル非対応！
となっているので、
トップページには縦棒グラフを張り付けた。
というわけです。
情報共有の基盤にkintoneを
kintoneを導入する場合、
・小さな業務アプリ
・使えるところだけを活用
なんてやっていると、
結局Excelやらは減らせません。
かといって、基幹システムが
ある場合はkintoneに置き換えられません。
だからDXが進まないんです。
よって、
・情報共有の基盤（マスタなど）
・シフト表やカレンダー
・それに付与する情報（今回は食事）
といった基幹システムと住み分けをした
レコードの持ち方をすることで、、、
kintoneが活きてきます。
しかしながら、
弊社のようにごりっと置き換えることは、
なかなか難しいでしょうから、
利用者台帳・ケアプランまわり
全体カレンダー・利用者台帳まわり
といった部分的なリリースで、
出来ることもあるでしょうね。
現在は社内掲示板を作り、
会議録をまとめています。
もっとシンプルに、
もっと入力しやすく。
そんな初めの一歩を踏み出すには、
楽なのがkintoneだけど、
高度なことは難しいのも
kintoneです。
そんなことを気付いております。
つづく。
(3500文字w)
コメントを残す