おはようやつはしさん
サイボウズOfficeとkintoneを使用しており、、、
サイボウズOfficeと、kintoneを併用しています。
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サイボウズOfficeには、
カスタムアプリがあり、ごりごり管理用のアプリを作ってきましたが、、、
だいたい、kintoneに移行できました。
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サイボウズOfficeの良さは、ずばり、
１．カスタムアプリがあり、自分で作成できる
今のkintoneにつながったのもうなづけますね。
もっと大元でいうと、サイボウズデジエです♪
２．ポータル画面のカスタマイズが簡単・情報が集約しやすい
３列がデフォルトですが、２列くらいでちょうどよく、日報やいろいろとカスタムアプリを設定すると、情報が集約され見やすいので助かっています。
３．メールの送受信ができる
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おおまかに言うと、この３つでした。
しかしながら、kintoneをゴリゴリ使うがゆえに、、、、
１は達成
２はお知らせでカバー
３が未達。
とのことで、
困っていたところに、、、、
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メール共有オプションの登場！
昨年10月にリリースを受け、
kintone上でメール送受信が出来る、
とあって、夏頃に考えていたのですが、、、
ＧＷの間にとっととやっちまおう！
と契約してしまいました(笑)
。
本来なら、３０日間のお試しをおすすめします
先走りすぎました(笑)
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kintoneメール共有オプションの制限
導入する前に、
紹介PDFを何度も読み、
ヘルプファイルを読み漁り、
いろいろと見てきたのですが、、、、
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メール共有オプションの制限が、
５メールアドレスまでしか登録できません。
という制限。
とどこかに小さく書いてありました。
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ただこれは、部署を複数設定すれば、
その部署ごとに受信するメールアドレスを５つしか設定できないので、、、、
メールアプリケーション１（例・営業）：５アドレス
メールアプリケーション２（例・製造）：５アドレス
メールアプリケーション３（例・経理）：５アドレス
と出来ると思われます。
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ただ、メールアプリケーション（営業・製造・経理など）を５つまでしか
設定できませんので、最大で２５メールアドレスしか取り込めません。
それ以上に、使いたい場合は、
大規模に、使いたい場合は、
メールワイズや、
ガルーンといったツールがあるので、
大規模になる場合はそちらの専用ソフトを使った方が、よいですね！
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メール共有オプションで設定すべきこと
内部でマニュアルを整備しながら、、、、
すすめていますが、
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まず設定すべきこととして、
１，初期設定
個人設定 →初期値 →メール共有全般
で初期アプリケーションを設定しておくことをおすすめします。
またフォルダ分けをすると便利なので、
運用管理 →フォルダの設定 →フォルダを表示する
を行い、フォルダ名の設定をしましょう。
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２，担当者の設定
メール１通１通に担当者を割り振るのが使いやすい！
ために、メールが来たら担当者を設定したり、
条件付けで設定を自動化することをおすすめします。
運用管理 →アプリケーション毎 →担当者の自動設定
ここで必ず「以下のいずれかの条件を満たす（OR）」を設定すること。
１行でも行っておくこと。
でないと、デフォルト値「すべて（AND）」の場合は、
この担当者設定のみならず、後述の振り分けもうまくいきません。
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３，自動振り分けの設定
フォルダを設定してあるので、
自動振り分けの設定が出来ます。
迷惑メールの振り分けもここで行う必要があります。
運用管理 →アプリケーション毎 →メールの振り分け
で設定を行います。
ここでも同じく、
「以下のいずれかの条件を満たす（OR）」を設定しておく必要があります。
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このあたりを設定しておくと、
ずいぶん使い勝手がよいです。
迷惑メールなどはたくさん来る場合がありますし、
サイボウズOfficeのように簡単に設定できないので、、、ここは今後改善されていくでしょうね。
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日々行っておくこと
日々行っておくことは２点あります。
これは私の考え方なので、
皆様に押し付けるわけではありませんが、、、、
いちおう一つのアイデアとして。
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それは、
１，未分類にメールをためておかない
フォルダあり・振り分けの設定をしていると、
設定もれがあった場合、「未分類」にメールが貯まっていきます。
このため、未分類に設定があれば、
すぐにフォルダ移動をしてください。
さらに自動振り分けの設定もお願いします。
と周知することで、未分類にメールが貯まりすぎません。。。
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２，担当を設定する
担当はkintoneユーザを設定できるのがありがたい。
設定しておくと、「担当メール」に自分のメールが来るので、
メールが来たことを口頭で伝えることも不要になります。
このため、担当の自動設定は役に立つ、
というわけです。
。
ただ、来たすべてのメールに自動的に設定する、
がないように思えますので、、、
「差出人が「」を含まない」
を一番下に作り、条件に当てはまらないメールすべてに
誰かを当てはめる、設定はいかがでしょうか。
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とまあ導入して５日くらいですが、
実務的な説明をしました。
とは言え、
まだまだ設定がありますし、
送受信なども試しながら行うしかありません。
続く。
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