No3443 あんのんデイサービス本格始動、顧客台帳・週間予定・1日予定をExcelでごりごり作る方法とは。

MirrorSyncがエラーで困る、ハヤシです。

 

おはようでございます!

キングダムな木曜日がやってきました。悲しいシーンもあるようで(泣)(泣)。

そんなてんこ盛りだくさんな木曜日、

笑顔で参りましょう!

 

 

あんのんデイサービスの利用がはじまっています。

利用がはじまっています。

この写真はちょっと前のもので、

あまりにもほほえましいので隠し撮りしました(笑)。

 

 

デイサービス利用にあたって、顧客台帳・週間予定表・1日の予定表

を作りました。

 

夢の中に出てくるくらい、追われているようです(笑)。

 

他所のデイサービスさんをちらりと見たり、

訪問して思うことは、

人力でなんとか行っている、

という印象が強いです。

 

 

あんのんは半日10名の小規模なので、

もう少しコンパクトに、

人力で行わず、

スマートにやりたいな、そう思って作りました。

 

 

顧客台帳を作ります

名前、郵便番号、住所、電話、の他に、

送迎が必要か、要不要以外に「雨天時」なども作っておきます。

お迎え時刻、担当ケアマネ、要介護度、利用時間帯の他、

送迎時の注意点も入れておきます。

 

薬があるよとか、

直前に電話しないといけないよとか、

そういうことですよね。

 

 

週間予定表のシート

すかすかっぷりがまだまだこれからと思わせますよね(笑)。

週間予定表のシートには、

横軸に曜日、月火水木金、

縦軸に利用時間帯、午前・午後、昼食のみ、

として、

 

名前、のところをプルダウンで選ぶとお客様の名前が出てくるので、選択すると、、、、

顧客台帳に記入した、送迎の要否や、お迎え時刻、注意点などがピロリンと出てきます。

(音はなりませんw)

 

 

これを1週間の予定として、印刷して、

クリップボードに貼り付けて予定管理していきます。

一目で見れるのがいいですよね。

 

 

1日の予定表も

そして週間予定で設定すると、

となりのシートには、1日の予定表になります。

 

こちらには、送迎をしたか、

開始時刻、終了時刻、

バイタルリンクに入力する血圧・脈・体温・体重の他、

任意項目で使用する項目、顔色・内服状況・レク・食事料・入浴を入れるようになっており、

自費で請求する食事やおやつ代なども書き込めます。

 

これを1日の予定表として作成しておき、

担当者は直接記入していき、

事務スタッフに渡すとバイタルリンクや請求に反映、1日の売り上げ報告につなげる、

というわけです♪

 

 

デイサービスや介護、看護は、分業が当たり前。

もちろん一般の会社もそうですが、

サービス業は専門職が多く、分業が当たり前です。

 

なんでも手書きで、マンパワーでやっていく、、、、

のもいいですが、時間がかかりまくります。

 

 

それよりも、こういうオペレーションを省力化して、

営業周りや、

チラシ作りや、

食事の献立作りや、

はがきつくり、

に時間を作る、

 

といいですよね。

 

 

ランチェスター経営で言うところの、

オペレーションは戦術、

掃除の方が単純に手を動かすことを、より効率よく、

そして「人のつながりを作る」という戦略のために、

戦術の時間を限りなく短くする。。。。。

 

 

というのがいいでしょう。

 

 

ちなみに、

Excelファイルを作る時間は

約2時間。

実際は下地作りで1時間、

1日の予定表は一回作りましたが紙のサイズが不満で作り直して1時間。

で、出来ています。

 

はやしの技術の結晶です(笑)。

 

・行番号、行をそのままコピペしても番号が自動的に変わる技術や、

・お客様の名前をプルダウンで選ぶとVLOOKUPして付加情報を取得したり、

・VLOOKUPの項目番号は自動的に変わるしかけだったり、

例 VLOOKUP(検索値, 表の名前, 項目番号, FALSE) の「項目番号」です♪

・空の文字列が0にならないよう、IF文を活用したり、

 

ごりごりExcelを使い倒しております。

 

 

日報はサイボウズで収支も把握、、、、、

これは長くなったので、続きで書きますが、

1日の売り上げと経費、収支と利益率をその日にわかるようにしました。

 

 

数字と向き合う、

技術をフル活用する、

そこがわが社に求められているところなんですよね。

 

 

あとは他のスタッフにも伝達していき、

そのシートが作れるように、、、、、なるには時間がかかるでしょうね(汗)。

まずは技術伝達から♪

 

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tomoyuki

終活ケアマネージャ/法人代表有料老人ホームあんしん村/カフェあんのん
S49/12/9福井市生まれ。 地元円山小学校区で、有料老人ホームあんしん村とカフェあんのんをH18/8から運営する。 経済学部から東京でエンジニアを7年経験し、帰福して起業。 30歳代で2回の相続体験と、有料老人ホームでの経験から、相続や終活で困らないために終活ケアマネージャとして活動中。 介護タクシーも運営している。 火星人+、ペガサスの奇人変人タイプ(笑)。 特技:マダムキラー、あんしん村の入居者さんから毎日告白されている(笑)

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