No4066 ケアマネ時短術を公開その1、ケアマネージャの裏方や書類整理の時間を出来る限り0に!実地指導対策も

夜に調べものしようとすると撃沈、はやしです。

 

おはようございます!

連休前の水曜日、モリモリ参ります!

 

 

ケアマネージャの裏方や書類整理の時間を出来る限り0に!

ケアマネージャ向けの時短術を実践しています。

最近、年配のケアマネさんに指導していく中で、

とにかくすべきこと、それは。

 

・記録やモニタリングなど法令順守に務めること

・書類を整えること

・裏方の時間を短縮すること

 

助言の内容によっては、

・なんでこんな当たり前のこと言わないといけないの?

・ケアマネだったら法令知ってるでしょ?

 

なんて思うことがありますが、

チクチクガツガツ言っております。

 

何にしたって運命自招、

自ら招いているわけですから、前向きに前向きに、、、、

 

 

 

書類を整える、その1

それはずばり、チェックシートを作ることです。

 

 

日頃の運営をしていると、たまる紙類・・・・・

これをどう整えるかによって、

裏方の仕事を劇的に減らすことが出来ます。

 

 

ケアマネファイル向けのチェックシートを公開、サンプルも

そのためのチェックシートがこちらです。

なんとWord形式で公開しています(笑)

caremane-checksheet

 

これを手書きで記入していくとこうなります。

これを

・1年単位または長期計画単位

・変更申請があればまた作り直し

で作って行けば、これ自体がインデックスになるので、

ぱっと見て何がどこまでそろっているかが一発でわかるというもの。

 

 

チェックシートの次は、

・クリアフォルダに入れた、介護保険証・負担割合証・介護保険申請書の写し

・クリアフォルダに入れた、主治医意見書・認定調査票の写し

・クリアフォルダに入れた、ケアプラン・担当者会議録・退院時の情報提供

穴開けて閉じた紙を新しいものから順に

・モニタリング(5月)
・事業所の報告書(5月)
・利用票(5月)

・モニタリング(4月)
・事業所の報告書(4月)
・事業所の計画書(4月)
・利用票(4月)

閉じていきます。

その以前のケアプランがあれば

・クリアフォルダに入れた、ケアプラン・担当者会議録・退院時の情報提供

・モニタリング(3月)
・事業所の報告書(3月)
・利用票(3月)

・モニタリング(2月)
・事業所の報告書(2月)
・事業所の計画書(2月)
・利用票(2月)

と続いていくわけです。

 

 

このチェックシートに、

長期プランごとに1セットになっていく、

というものです。

 

 

 

その人のバインダー(カルテ)がたまってくれば、、、、

このチェックシートごとに取り外し、

こういうファイルに閉じていくわけです。

おすすめは

(画像にリンク貼ってあります)

 

チェックシートにインデックスを貼っておけば、

 

チェックシート(インデックス)

紙たくさん(笑)

チェックシート(インデックス)

紙たくさん((笑)

 

のように閉じられるので、

カルテ整理が楽、

というか後ろから外していくだけ

 

となるわけです。

 

 

フェイスシートやその他資料

それは個人カルテの先頭にクリアフォルダを用意しておき、

・クリアフォルダにフェイスシート、両面

・クリアフォルダに地図や参考資料

・クリアフォルダにその他申請書類(行政資料や住宅改修など)

 

とにかく、穴を開けずに、

クリアフォルダにぶっこんでいくわけです。

 

 

やっちゃいけないこと

書類毎に分類すること

これは絶対やりません。

 

あとから取り外すときに、いちいち、

介護保険証や主治医意見書の古いもの、

担当者会議の古いもの、

ケアプランやモニタリングの古いもの、

など、古いものを選んでいちいち外す必要があるからです。

 

 

やっちゃいけないこと、その2

個人カルテを開けた袖に紙を閉じておくこと、

付箋類を貼っておくこと、

 

一時的に置いておくと入れた袖に入れた紙類、

たまっていき結局、整理しません。

→→ だから、入れるくらいならすぐ閉じる。

 

 

付箋類を貼っておくこと、

そのうち落ちます(笑)。

→→ 支援経過に入力したらすぐ捨てる。

 

 

とにかく書類の居場所を作ることで、

キレイに整理されており、

書類をすぐに出すことが出来ます。

 

 

総じて言うと、

書類1枚でも居場所をちゃんと作ること。

一時的な書類は作らないこと。

で、業務改善が劇的に進むんですね!

 

 

参考になれば幸いです。

 

 

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S49/12/9福井市生まれ。 地元円山小学校区で、有料老人ホームあんしん村とあんのんデイサービスをH18/8から運営する。(カフェはH31/2閉店しデイへ) 富山大学経済学部から東京でエンジニアを7年経験し、帰福して起業。 30歳代で2回の相続体験と、有料老人ホームでの経験から、相続や終活で困らないために終活ケアマネージャとして活動中。 保有資格は介護福祉士、主任ケアマネ、初級シスアド、普通二種免許のため介護タクシーも運営している。 火星人+、ペガサスの奇人変人タイプ(笑)。 特技:マダムキラー、あんしん村の入居者さんから毎日告白されている(笑)

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