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DX加速化補助金！kintoneで社内システム再構築、その２電話メモだってDX！、リアルタイム性・確実性をアップして手間を減らす、そして支援経過に直接送ることで手間がさらに減る！ No5177
その１記事を書きました。
ふくい産業支援センターの
DX加速化補助金を受けて、
kintoneでのシステム再構築。
その一歩に、ケアマネ関連を
実装しております。
支援経過、
ケアプラン（１～３表）、
モニタリング、
介護保険台帳、
あたりを実装しています。
電話メモをkintone
コロナ禍で、
あわてて電話メモ機能を実装しました。
これは事務スタッフが、
もともとSlackに
入れていてくれたのですが、
通知が来ない、
など不具合があって、
とっととリリース。
こんな時に助かるのが、
サンプルアプリがあること。
法律事務所向けです(笑)
手書きの電話メモのデメリット
某ケアマネ事務所で聞いたところ、
電話メモを手書きしている、、、
とのことでした。
１、移動・伝達の手間
少し奥まったところに、
ケアマネ事務所があるため、
窓口で電話をとったら、
転送したり、、、、
聞いた内容をメモして、
事務所に持参したり、、、
２、外出中だと分からない
また、ケアマネ自身も、
外出している場合は、
帰宅しないと内容が分からない。
急ぎの場合は電話しますが、
電話番号がテキストで残らないので
わざわざ車を止めてメモして、、、
３、リアルタイム性がない
で戻って電話しようとすると、
時間外・・・
なんてこともありまして、
リアルタイム性を求める。
場合が結構あります。
４、貯まる、、、
そして１日休むと、
電話メモがたくさん(汗)
○月○日 ○○事務所より
○月○日 ○○：○○ ○○さんより
時刻も書いていないケースがあり、
優先順位も分かりません(汗)
紙の伝達は、
分かりやすい反面、
外に出ていることが多いと、
こうなっていくんですね。
kintone電話メモのメリット
そこで早く入れたかったのが、
kintone電話メモです。
１、移動・伝達の手間
Slackがkintoneになっただけです。
紙もたまらず、
移動・伝達の手間も減ります。
２、外出中でも分かる
外出中でも、
テキストで残るため、
楽々です。
車を止めたり、
担当者会議に邪魔したり、
することはありません。
電話の項目を「文字列 → リンク（電話）」
にすることで、
スマホで開けば、
タップするだけで電話できます。
３、リアルタイム性がある
Slackで通知が来ませんでしたが、
kintoneならばっちりです。
アプリの設定 → レコードの条件通知
の設定にて、
・緊急が「緊急」の場合
・折り返しくださいの場合
・伝言をお伝えください
のいずれかの場合に、
通知宛先を指定したユーザに
通知が行きます。
それが私のスマホに飛びます。
※以前条件文が違っていたので飛びませんでした(汗)
４、貯まるけど
そしてもちろん貯まるけど、、、、
一覧を設定して、
ポータルに張り付けたり、
各スペースのお知らせに張り付けたり、
日付・時刻でソートしたり、
完了したものは表示しなかったり、
出来るのです。
支援経過に連動
現場のケアマネですから、
支援経過記録に連動させたいのです(笑)
これまでだと、、、、
１、電話がかかってきて
２、他の方が聞いて
３、付箋などでメモして
４、ソフトに入力して
と手間がかかっていました。
手間というか、
それが当たり前と思っています。
これをkintoneで実装するのです。
kintoneには、
アクションボタンと言って、
ボタンを設定できます。
ゆえに、
「顧客記録（支援経過）に送る」
を作りました。
利用者名をフルネーム（キー）を
そのまま入力して、
ボタンを押すと、、、
名前をルックアップさせて、、、
内容を少し変更して、、、
ケアマネゆえの情報を入れて、、、
例：医療連携、連絡など
そのまま支援経過記録に
入ります♪
もうすでに３件、
登録しました。
kintoneを外部公開
しかしながら電話もあります。
その中は、５０％くらいの確率で、
伝達だけで済む、
というものもあります。
なので、
kintoneを外部公開します。
例、じぶんレコード、kViewerなど
そのアプリ、そのフィールドと指定するので、
報告のみの方は、
電話メモを公開し、
同じように入力します。
すると、、、
電話メモに貯まります。
あとは同じフロー、
「顧客記録（支援経過）に送る」ボタンで、、、、
支援経過に直接入ります。
電話が多い、非効率だ！
「電話が多い、非効率だ」
というケアマネさんも多いことでしょう。
しかしそれは、
「テキストによる窓口を作っていないだけ」
すなわち
「問合せや連絡フォームを作ることで、
相手に入力してもらい、、、
そのままコピペして支援経過に入力する」
窓口を作ればいいだけなのです。
こんな取組が、
広がることを期待！
kintoneでの実装は、
このように進んでおります。
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