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他ケアマネ事務所を訪問したら個人バインダーが薄くて感動！、さっそくやってみたら場所が半分に。サービス終了後５年後にしか廃棄できないからこそ、紙を減らす努力を。ついでに仕事も紙も減らす努力を。 No5408
個人バインダーが薄い！
先日、産業ケアマネ試験後として、
みっつさんこと、
畑野さんの事務所にお邪魔しました。
そしたらね、
個人バインダーが薄いの。
１ｃｍくらい。
だから担当数がそこそこあっても、
キャビネットをまったく圧迫しないのです。
これはびびりました。
その理由はずばり、
過去書類をGoogleDriveに入れているから。
利用票は写真撮って、
もらった事業所の実績もスキャンして、
と紙を極力減らして
契約書の原本や、
頂いた情報提供書、
フェイスシートくらいしか、
個人バインダーに入っていませんでした。
素敵！
そこで、、、
「何とかできないか？」
と思って、帰宅してから、
ファイリングしたら、、、
半分に減りました！
それまでは幅３～５ｃｍ程度の硬い、
２穴フォルダを使っていたのですが、、
薄いのに変更したから、
というわけ。
少し柔らかいので、
硬いフォルダと一緒にしとけば、
型崩れしません。
要介護５の方や、
終了する方はそのままで、
残してあります。
個人バインダーを薄くできた理由
個人バインダーを薄くできた理由は、
こちらのチェックシートを使っているので、、、
直近のチェックシート（１年分）だけ残した、
というだけです。
で、うしろにクリアファイルを４枚用意して、
・契約書の原本
・情報提供書など頂いた書類
・主治医意見書・認定調査票・住宅改修書類
に加えて、
・各事業所からの報告書
を入れるようにしたので、
全体的に薄くなりました。
で、はずした１チェックシート分は、
スキャンしてPDFにして廃棄（予定）。
と思ったら、プリンタの紙送りが少し劣化して、
止まる止まる(笑)
のであきらめた(笑)
から紙のまま保管。
なんとかしたい。
サービス終了後５年後に廃棄
介護事業所は貯まった書類や、
終了した利用者の書類を、
サービス終了した５年後にしか廃棄できません。
５年は各市町によって判断が分かれます。
つまり、、、、、
捨てられずに貯まっていく一方です。
しかしながら、
・すべて捨てたらいけないのか、
・事業所の報告書は捨てていいのか
・PDFに残して紙は捨てていいのか
あまり厳密に決まっていません。
すべてお国が決めた、
あいまいなルールを、
市町が独自解釈して、
ローカルルールとなって、
はびこっている部分もあります。
だからルールだけ残っている、
というのは本当にあほらしいものです。
なのである程度は残しつつも、、、
かさばる原因となる事業所からの報告書は、、、
PDFにするという努力目標で対応することにしました。
事業所からの報告書見てますよ
各事業所（訪問介護・通所介護・訪問看護・・・etc)からの報告書、
ちゃんと目を通してますよ。
こちら（ケアマネ）として特に心配なのが、
・計画書があるか
・体重の変化、３か月で急な増減がないか
・休んでいないか
・血圧の通常値
・個別機能訓練やリハビリの内容
・当月・次月の予定・行事
などは見ていますが、
それ以外はあまり見ていません。
要介護１～２で、
事業所数が少なければ、
特別紙が貯まっていくこともありません。
しかし、要介護５の在宅の方で、
・ヘルパー事業所５か所（毎朝１、１９時３、深夜１）
・福祉用具
・訪問看護
・通所介護
を利用している方の個人バインダーはすごいです(汗)
だから、この時期、
レセプトが終わるころに挟んでいくんですが、、、、
すごい量の方もいるので、
まとめてクリアファイルに入れて貯まったらPDFにしていく。
ってのもいいのかな、と思いました。
というか、
薄いファイルに入れられません、、、、(汗)
仕事も物も減らす
以前は気になりませんでしたが、
最近ほんとに気にしているのが、、、、
物を減らすこと
物が多く停滞していると、
儲かりません(笑)
使っていないものを廃棄し、
全体的に物を減らすことでシンプルになります。
物を置くことは、
家賃がかかっているのです。
だから物を減らせば、
事務所も小さいサイズに出来、コストダウンできるのです。
仕事も減らす
属人的な仕事もあれば、
汎用的な仕事もあれば、
自動化できる仕事もあります。
いろいろあります。
言いたいのは
手書きを減らし、
物を減らし、
属人化を減らし、
PRAやIT化や汎用的にしていく。
よう働きかけること。
よく見ると、、、
１０年間触っていない事務所の隅の方や、
導線がよくない起き場所がそのままになっていること。
そういうの嫌いです。
事務所の整理整頓委員会
そこで立ち上げたのが、
事務所の整理整頓委員会です。
なんと１８年前に導入したものを、
やっと捨てることが出来ました。
続きは、、、
その２記事へ
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