うよはおびうよど、すでしはや。
No4613 年末年始にかけて自分のデスクを大幅整理、日本サッカーチームの名波浩と整理整頓委員会との関係とは！？、組織のボトルネックに迫る！
年末年始にかけて、
出勤したり、しなかったり、
を繰り返していたのですが、
年末年始のテーマが一つ、
それは、
整理整頓する
なので
物を減らしたり、
場所を変えたり、
棚を購入したり、
していました。
先日の記事で書いたのも、
ありがとうカード入りの
ファイルを減らすことに、
貢献できています。
そして出来上がったのがこちら。
雑然と物が並んだり、
床に物を置いたりと、
まだまだですが、
プリンタの台をデスクの延長にしたり、
書籍の場所を移動したりなどして、
広くしました。
過去画像を調べましたが、、、
ちょっとみつかりません。
立ちデスクで作業して、
もう７年くらい？
お陰で腰痛が治りました。
はやしのモバイルデスクを購入したい
とニトリに行ったら、、、
ひとめぼれ(笑)
モバイラーズデスク(笑)
を購入しました。
そのプリンタも、
紙送りで異状、、、、
６年くらい使ってきていて、
色々と問題があります。
今年のテーマ、整理整頓
が一つ鍵になっています。
その為に色々と動く中で、
自分自身のデスク
部屋もキレイにしたい
という想いから実施しました。
物を捨てられない、
物が増えていく、
ことでの弊害は何か。
それはここにあえて書かなくても、
お気づきかもしれません。
しかしながら、
あまり気付かないのが、
「探す時間の積み重ね」
は相当大きいもの。
全員の時間を奪う
過去に苦い思い出があります。
前職エンジニア時代に、
１５名ほど集まって、
技術の説明をするにあたり、
資料を配布せずに、
ホワイトボードだけで説明したことがありました。
そのあと、
めちゃくちゃ怒られました。
しかも自分の部署の上司じゃなく、
他の部署の上司。
１５人で１０分取ったら、
１５０分かかっている。
資料を配布して、
説明して、
全体の効率を考えろ！
配布資料を作って、
なんて当たり前なんですが、、、
当時は出来ていませんでした。
それよりも、
１５人で１０分が、１５０分
１５人で３０分が、３００分
かかる、、、、
そんな当たり前のことを
気付かず、
当時の上司も言わず、
隣の部署の上司が叱ってくれた。
というわけです。
探す手間、
探す時間、
相談する時間、
相談する手間、
を考えたらどうなるか？
を調べていくと、、、
Aさん「○○ってどこやったっけ？」
Bさん「○○やと思うけど、Cさんが知っているのでは？」
後日
Cさん「Aさんが○○を探しているって聞いたけど、知らないのでDさんなら知ってるかなぁ」
なんてことをしたり、
Aさん「○○ってどこやったっけ？」
Bさん「Cさん、Aさんが○○を探しているけど」
Cさん「知らないなぁ」
Bさん「Dさん、Aさんが○○探しているけど」
Dさん「社長なら知ってるんじゃ？」
Bさん「社長ご存じですか？」
社長「○○なら、○○にあったような」
Bさん「探したら、ありました」
と、Bさんがすべての橋渡しを
しているような事態も起きえます。
日本のパスワークはすべて名波を起点に
論点がずれるわけではありませんが、
大学生の頃に見ていた頃、
日本サッカーが強い！
MFがいい！
翼だ！(笑)
と、よくTVを見ていました。
すると、海外のチームはよく
日本を勉強しており、
パスワークを調べると、
７割が名波を中心に
動いている、
と分析されていました。
ゆえに、海外チームがとった作戦は、
「名波を徹底マーク」
した途端、
日本チームは勝てなくなりました。
つまり前述の例でいうと、
Bさんが情報の起点や経由になっているので、
休んだり、不在だと
探し物は見つからない。
動いてくれないと見つからない。
ということが分かるわけです。
ボトルネックですよね、、、、
ということは、
情報をある程度一元化し、
・クラウドに掲載する
・置き場所を決めて一覧にする
・管理者を決める
としたならば、
Aさん「○○ってどこやったっけ？」
Bさん「Cさん、Aさんが○○を探しているけど」
Cさん「知らないなぁ」
Bさん「Dさん、Aさんが○○探しているけど」
Dさん「社長なら知ってるんじゃ？」
Bさん「社長ご存じですか？」
社長「○○なら、○○にあったような」
Aさん「置き場所一覧を見たら書いてあってなかった、
最終持ち出しが社長に。ご存じですか？」
社長「○○に移動していた、ごめんごめん」
Bさん「探したら、ありました」
Aさん「即見つかりました」
と、人や時間を浪費せずに、
すんなりと見つかりました。
そんなことあるんかいな！
と思われるかもしれませんが、
重要なポイントは、
「人づてに聞かないと見つからないという、危うい綱渡り」
「全体的にコストがかかっている、意識」
これです。
自分が正しい、を前提に
誰しもが自分の行いが正しい、
間違いはない、
と最初は思ってしまいます。
そうじゃなく、
その時間をかけて調べていることのロスの発生と、
俗人化の危うい綱渡りである
ことを知る必要があります。
社長自分自身も、
そうであるかも？
と覚悟する必要があります。
整理整頓委員会の立ち上げ
先日は、整理整頓委員会の
決起集会でした(笑)
っていうか、
ただの会議でした(笑)。
これが起点となり、
忙しい自分たちの首を絞めない程度に、
進めて参ります。
ちなみに
都度、アンケートを実施します。
改善されたのか、
その理由は。
改善されなかったのか、
ご意見下さい。
というアンケートを実施しながら、
集中的に１部屋ずつでも、
行っていきたいです。
やるからには成果を上げる。
その成果とは、
「アンケートで改善された！」
を積み重ねていく。
それが整理整頓委員会の本当の役割、
なんだろなと楽しんで参ります。
楽しみです。
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