おはようござマルキョク、はやしでョク。
今年に入っての身に整理整頓委員会は、１テーマごとに小さいサイクルを回しながら行う。その２、整理整頓の語源と、整理整頓でバレる｢心底､二流の人｣の3大欠陥。聞けば分かるを解消するために、、 No5135
先日、こちらの記事を
書きました♪
大の大人が３人集まって、
一つの事務戸棚について、
相談しまして、、、、
整理整頓の相談をし、
ファイルの色分けをし、
実行した。
という話でした。
整理整頓の語源について
そこで、改めて整理整頓の語源を
調べてみます。
整理整頓の違いで検索すると、
整理とは、「要るものと要らないものを分けて、要らないものを処分すること」です。
整頓とは、「要るものを使いやすい場所にきちんと置くこと」です。
確かに、
整理しないと、
不要な物をどけないと、
整頓が出来ません。
だから、整頓整理ではなく、
整理整頓となっているのでしょう。
いつまで経っても、
不要な物が減らないと、
場所が空きません。
場所が空かないと、
狭い場所でやりくりを
するしかなく、
生産性が落ちます。
だから、
不要な物、
使わない物を減らし、
作業スペースを広げることで、
生産性が上がります。
整理整頓でバレる｢心底､二流の人｣の3大欠陥
整理整頓でググったら、
東洋経済オンラインの
いい記事が見つかりました。
いててて汗
心が痛みます汗
整理整頓ができない人は
「仕事全般の生産性」が低い
「職場全体の戦略的時間比率」を下げる
「仕事の引き継ぎ」で大混乱をもたらす
とズバリ、
指摘してくれています。
さらに、
優秀で結果を残している同僚、
彼がいなくなると、そのカオスの状態から情報を取り出してくることが不可能になる。それにより、逆説的だが「自分の重要性」を高め、会社の中での「不可欠度」を増していたのだ
なんて話を聞くと、
なんのためのチームだ、
そう切なくなるわけです。
つまり、
整理整頓が出来ていない人は、
根本的に
「自分さえわかっていればいい」
「チーム全体は考えていない」
そういう心境だ、
というわけです。
「聞けば分かる」は言い直すと
いつも丁寧なスタッフで、
聞けばすぐ対応してくれますが、
いかんせんバタバタしており、
少し聞きにくい雰囲気もあります。
その方は
「聞けば分かる」
という対応です。
周囲からの評判は良いのですが、
本当にこのスタイルはいいのでしょうか。
なぜなら、
「聞けば分かる」を言い直すと
「聞かないと分からない」となります。
つまり、
もしかすると情報をその人しかもってなく、
聞けば答えてくれて親切なんですが、
そもそも
「何度も聞かれることなら、聞かずに済むのが一番全体のパフォーマンスが上がること」
だからです。
何度も対応するのは丁寧だが
先日も、
年配スタッフがログイン出来ない、
と言ってきました。
最初に対応しましたが、
パソコンがおかしくなったのか、
またWindowsが何かなったか、
と心配しましたが、、、
単にCAPSロックがかかって、
ログイン出来ないというだけでした。
そこに丁寧なスタッフが、
いちいち駆けつけて、
対応してくれています。
この対応力には感謝しかありませんが、
本当にそれは組織として素晴らしいこと
なのでしょうか？？？
３回目に言ってきたとき
さすがに言いました。
「対応してくれるのは、
ありがたいが、
自分で対応出来るようにする
のが理想ではないか」
と伝え、
また言ってきた、、、、、
ときに、
「ここでログイン出来ないのは、
CAPSロックが原因だから、
ここが点灯していたら、
CAPSロックキーを押してね」
と年配スタッフに伝えました。
またさらに、
対応してくれるスタッフに、
必要ならテプラするなりを伝えました。
こうして駆けつけることも
減ったように思えます。
整理整頓も当てはまる
これは一般業務の一部ですが、
整理整頓も当てはまります。
整理整頓の現場の理想は、
全体のパフォーマンスを上げるには、
「属人化せずに、
見れば直感的に分かること、
いちいち聞かずに対応出来ること」
です。
案の定、
職員関連のファイルも
・職員ファイル
・職員ファイルA
・職員ファイルB
・デイスタッフ
とよくわからなかったので、
これを機にラベルを貼り
・職員ファイル（正社員）
・職員ファイル（パート）
・厨房スタッフ
・デイスタッフ
と分けることで、
探しやすくなりました。
さらに、
整理した人にいちいち聞くこともなく、
見た目で判断し、次に入れる方が
分かりやすくなりました。
こんなことも、
今回行っていたわけです。
「使いやすい！」
と直接的に
言ってくれる日はまだまだでしょう(笑)
しかしながら、
気が付かぬうちに、、、
使いやすくなっている・・・はず(笑)
つづく
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